Trong hành trình tìm kiếm ứng dụng ghi chú và tổ chức công việc hoàn hảo, tôi phần lớn đã “chốt hạ” với Obsidian. Nó thực sự tuyệt vời cho đại đa số những gì tôi cần, nhưng dù vậy, tôi vẫn duy trì một không gian Notion nhỏ được thiết lập và hoạt động. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng chúng đều quy về một sự thật đơn giản: Notion xử lý một số tác vụ tốt hơn hẳn so với Obsidian. Mặc dù sẽ rất tiện lợi nếu chỉ cần một ứng dụng duy nhất, nhưng các yêu cầu của tôi quá đa dạng và không có chương trình nào có thể đáp ứng tất cả. Tuy nhiên, sự kết hợp giữa Obsidian và Notion đã đáp ứng được 99% nhu cầu của tôi.
4. Notion có tính năng hợp tác nhóm vượt trội
Các dự án nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết
Vợ chồng tôi sắp chào đón đứa con đầu lòng. Nếu bạn là bậc cha mẹ, chắc chắn bạn biết điều đó đồng nghĩa với việc phải nghiên cứu rất nhiều về các sản phẩm dành cho em bé và cố gắng tìm ra lựa chọn tốt nhất cho từng tình huống. Notion giúp việc ghi chú và chia sẻ thông tin với người khác trở nên dễ dàng hơn đáng kể. Mặc dù Obsidian cũng cung cấp các tính năng cộng tác, nhưng chúng hạn chế hơn nhiều. Tôi có thể thêm nội dung vào không gian Notion cùng lúc với vợ mình, và chúng tôi có thể để lại ghi chú cho nhau về những gì chúng tôi tìm thấy.
Hơn thế nữa, Notion cho phép bạn gán nhiệm vụ cho bản thân hoặc cho người khác. Khi có rất nhiều việc phải làm, danh sách giao việc này giúp việc phân chia trách nhiệm và đảm bảo mọi thứ được xử lý trở nên dễ dàng hơn.
3. Notion sở hữu kho mẫu (template) cực kỳ phong phú
Template của Obsidian khá cơ bản
Obsidian có cả các mẫu cốt lõi và mẫu từ cộng đồng, nhưng cả hai đều yêu cầu plugin trước khi bạn có thể tận dụng tối đa. Ngược lại, Notion có vô số template mà bạn có thể áp dụng chỉ với một cú nhấp chuột. Nhiều mẫu này miễn phí, nhưng cũng có rất nhiều lựa chọn trả phí; trên thực tế, một số nhà sáng tạo đã sử dụng Notion như một cách khác để tạo doanh thu bằng cách bán các template được tạo sẵn. Các template hiện có rất dễ sửa đổi khi cần, nhưng lợi ích thực sự nằm ở sự đa dạng rộng lớn của các tùy chọn, bao gồm nhiều mẫu chuyên biệt cho việc chuẩn bị đồ dùng cho em bé.
Kho mẫu đa dạng của Notion giúp người dùng dễ dàng lựa chọn và tùy chỉnh cho mọi nhu cầu, từ công việc đến cuộc sống cá nhân.
Tìm kiếm template đơn giản chỉ bằng cách nhấp vào nút Template trên thanh bên và duyệt qua các danh mục khác nhau. Chúng được phân loại rộng rãi thành Work (Công việc), Life (Cuộc sống) và School (Trường học), nhưng mục Discover (Khám phá) cho phép bạn duyệt và tìm các loại mẫu mới một cách tự nhiên hơn. Ngoài ra còn có thanh tìm kiếm nơi bạn có thể nhập bất cứ thứ gì bạn đang tìm kiếm, từ bố cục lập ngân sách đến danh sách kiểm tra các vật dụng thiết yếu cho em bé. Bạn cũng có thể duyệt các nhà sáng tạo cụ thể theo cách này.
2. Notion hoạt động mượt mà “ngay từ khi cài đặt” (out of the box)
Không yêu cầu thiết lập phức tạp
Tôi sử dụng rất nhiều công cụ khác nhau trong quy trình làm việc hàng ngày của mình, nhưng vợ tôi thì không. Notion dễ thiết lập hơn nhiều so với Obsidian và nó không phụ thuộc vào nền tảng. Tôi có thể mời cô ấy vào một không gian chia sẻ chỉ bằng cách gửi email, và cô ấy có thể truy cập các ghi chú và danh sách kiểm tra khác nhau ngay từ điện thoại của mình. Chức năng hoạt động ngay lập tức (out-of-the-box) khiến Notion trở thành lựa chọn tuyệt vời để “onboard” một người mới vào ứng dụng, mà không cần công đoạn chuẩn bị như Obsidian (cài đặt plugin, tải ứng dụng, v.v.).
Mời cộng tác viên vào bảng Notion chỉ cần email, đơn giản hóa quá trình làm việc nhóm mà không cần cài đặt phức tạp.
Notion cũng đơn giản là mang lại trải nghiệm tổng thể tốt hơn trên thiết bị di động, khiến nó lý tưởng để theo dõi dữ liệu mà tôi có thể cần khi di chuyển. Danh sách kiểm tra các vật dụng thiết yếu cho em bé mà tôi đã đề cập trước đó là một ví dụ hoàn hảo; tôi có thể mở nó trên điện thoại khi ở cửa hàng để đảm bảo chúng tôi đã mua mọi thứ cần thiết. Mặc dù tôi có thể ghi chú trên Obsidian, nhưng tôi thấy nó tốt hơn nhiều cho việc nghiên cứu và đi sâu vào một chủ đề cụ thể hơn là các danh sách cho cuộc sống hàng ngày.
1. Notion dễ dàng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba
Không cần plugin phức tạp
Một lần nữa, sức hấp dẫn chính của Notion lại nằm ở sự dễ sử dụng. Mặc dù tôi có (và đang) sử dụng các tích hợp của bên thứ ba với Obsidian, nhưng việc thêm chúng vào Notion lại dễ dàng hơn đáng kể. Tất cả những gì tôi phải làm là gõ /embed, và một danh sách các tùy chọn sẽ hiện ra từ một loạt các ứng dụng khổng lồ, bao gồm Google Drive, Figma, Mixpanel, v.v. Trong trường hợp cụ thể này, việc nhúng Google Contacts đã là một cứu cánh để theo dõi tất cả các lời mời tiệc mừng em bé và các thông tin liên lạc khác.
Notion cho phép dễ dàng nhúng và tích hợp các ứng dụng bên thứ ba như Google Calendar, tăng cường khả năng quản lý và tổ chức công việc.
Tôi cũng đã tích hợp Google Calendar để chúng tôi có thể dễ dàng theo dõi các cuộc hẹn như khám bác sĩ, các lớp học và hàng chục sự kiện trước khi sinh khác mà chúng tôi phải tham dự. Dropbox cũng rất dễ nhúng, cho phép tôi liên kết tất cả các giấy tờ và biểu mẫu mà chúng tôi đã điền trong vài tháng qua và dễ dàng truy cập chúng ở một nơi.
Không có lựa chọn nào tốt hơn cho công việc cộng tác
Tôi phân chia Notion và Obsidian cho cuộc sống và công việc tương ứng. Obsidian giúp tôi động não và theo dõi nghiên cứu cho công việc, trong khi Notion là một trong những công cụ tốt nhất mà tôi có thể nghĩ đến để làm việc với những người khác. Nó đã tự định vị mình là hướng dẫn lập kế hoạch đón em bé tối ưu (điều mà tôi rất biết ơn), nhưng Notion có thể dễ dàng hoạt động cho bất cứ điều gì, từ lên kế hoạch cho một cuốn tiểu thuyết đến lập kế hoạch cho một kỳ nghỉ gia đình.
Notion là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, mang lại khả năng cộng tác vượt trội, kho mẫu phong phú và khả năng tích hợp dễ dàng với các ứng dụng bên thứ ba. Mặc dù Obsidian là lựa chọn tuyệt vời cho việc ghi chú cá nhân và nghiên cứu sâu, Notion vẫn là công cụ không thể thiếu cho các dự án nhóm, quản lý công việc hàng ngày và đặc biệt là khi cần sự tham gia của nhiều người. Sự kết hợp giữa hai ứng dụng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả nhất.
Logo Notion trên nền trắng, biểu tượng ứng dụng quản lý công việc và ghi chú linh hoạt, hiệu quả.
Bạn nghĩ sao về sự kết hợp giữa Obsidian và Notion trong công việc và cuộc sống của mình? Hãy chia sẻ những kinh nghiệm và ứng dụng yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
