Notion mang đến sự linh hoạt vượt trội để xây dựng các không gian làm việc và hệ thống wiki tùy chỉnh. Tuy nhiên, ứng dụng này còn xa mới đạt đến sự hoàn hảo. Notion vẫn thiếu các tính năng thiết yếu như chế độ xem sơ đồ ý tưởng (graph view), mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) và chế độ ngoại tuyến (offline mode). Nếu đây là những yếu tố không thể thiếu đối với hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của bạn, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp thay thế phù hợp hơn.
Sau khi thử nghiệm hàng chục ứng dụng thay thế, tôi cuối cùng đã tìm thấy một công cụ khắc phục những thiếu sót của Notion và mang lại trải nghiệm “bộ não thứ hai” thông minh, liền mạch và kết nối chặt chẽ. Đó chính là Reflect Notes – không chỉ là một ứng dụng ghi chú thông thường mà còn được thiết kế để phản ánh cách bộ não bạn thực sự hoạt động. Dưới đây là lý do tại sao Reflect Notes chính là “Notion phiên bản nâng cấp” mà bạn hằng mong đợi.
Hỗ trợ ghi chú hàng ngày chuyên dụng
Nhật ký số tích hợp sẵn tiện lợi
Giao diện nhật ký số và ghi chú hàng ngày tích hợp sẵn của Reflect Notes, hiển thị lịch tháng nhỏ gọn.
Một cuốn nhật ký số là phần cực kỳ quan trọng trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của tôi. Một trong những trở ngại lớn nhất tôi gặp phải với Notion khi cố gắng duy trì một cuốn nhật ký nhất quán là lượng thiết lập khổng lồ mà nó yêu cầu. Đừng hiểu lầm, bạn hoàn toàn có thể tạo một hệ thống nhật ký tuyệt vời trong Notion, nhưng nó đòi hỏi rất nhiều công đoạn thủ công. Tôi sẽ phải tạo một cơ sở dữ liệu, thiết lập nhiều cột với các thuộc tính khác nhau, sau đó liên kết nó với chế độ xem lịch chỉ để có một mục nhập hàng ngày cơ bản.
Với Reflect Notes, mọi chuyện hoàn toàn khác biệt. Ngay khi tôi mở ứng dụng, đã có sẵn một phần ghi chú hàng ngày tích hợp sẵn chờ đợi. Tôi có thể bắt tay ngay vào việc viết về những sự kiện diễn ra trong ngày. Hơn nữa, Reflect Notes còn có một lịch tháng nhỏ gọn ngay bên cạnh, giúp việc chuyển đổi giữa các ngày và xem nhanh các mục nhập trở nên cực kỳ thuận tiện.
Trải nghiệm đồng bộ vượt trội
Notion thường chậm khi cơ sở dữ liệu lớn
Giao diện chính của Reflect Notes, minh họa trải nghiệm đồng bộ ghi chú nhanh chóng trên các thiết bị.
Đây là điểm mà Reflect Notes thực sự tỏa sáng đối với tôi, đặc biệt khi so sánh với Notion. Tôi thường xuyên cảm thấy độ trễ và trải nghiệm đồng bộ không nhất quán, đặc biệt khi xử lý các trang có nhiều nội dung. Rõ ràng là khi bạn có một “bộ não thứ hai” khổng lồ trong Notion, chứa đầy các yếu tố liên kết, công thức và tiện ích, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng đáng kể.
Reflect Notes lại mang đến cảm giác nhanh nhạy và phản hồi tức thì. Các ghi chú của tôi đồng bộ gần như ngay lập tức trên các thiết bị, cho dù tôi đang dùng Mac, iPhone hay máy tính để bàn Windows (thông qua web). Không có độ trễ khi tôi gõ, ngay cả trên những ghi chú dài, và việc điều hướng giữa các trang hoặc tìm kiếm nội dung cũng rất mượt mà.
Hỗ trợ ghi chú liên kết (Networked Notes)
Dễ dàng hình thành sơ đồ ý tưởng
Chế độ xem sơ đồ ý tưởng (Graph View) trong Reflect Notes, hiển thị các ghi chú được liên kết dưới dạng nút và đường nối.
Notion chắc chắn cho phép bạn liên kết các ghi chú liên quan, nhưng nó thiếu một biểu diễn trực quan của những kết nối đó. Khi tôi có hàng trăm ghi chú liên kết với nhau trong Notion, việc hiểu được mối quan hệ giữa chúng trở nên khá khó khăn.
Reflect Notes tự động tạo ra một chế độ xem sơ đồ ý tưởng (graph view) dựa trên tất cả các ghi chú được liên kết của tôi. Giả sử tôi đang nghiên cứu một chủ đề phức tạp như “tác động của AI đối với các ngành công nghiệp sáng tạo”. Khi tôi ghi chú về “AI trong âm nhạc”, “nghệ thuật tạo sinh”, “vấn đề bản quyền về AI”, v.v., tôi có thể tự nhiên liên kết những ghi chú đó trong Reflect.
Sau đó, tôi có thể truy cập chế độ xem sơ đồ của Reflect, và đột nhiên, mọi thứ đều được sắp xếp trực quan. Mỗi ghi chú là một nút, và các liên kết tôi đã tạo là những đường nối chúng lại với nhau. Điều này giúp hình dung và khám phá các mối quan hệ giữa các ý tưởng một cách trực quan, tạo nên một “bản đồ kiến thức” động và hữu ích.
Chế độ xem tác vụ tích hợp
Theo dõi công việc hàng ngày của bạn
Màn hình quản lý tác vụ tích hợp của Reflect Notes, tổng hợp các công việc từ mọi ghi chú vào một khu vực trung tâm.
Trong Notion, tính năng nhắc nhở chắc chắn có sẵn và bạn có thể liên kết chúng với ngày tháng trong cơ sở dữ liệu hoặc trực tiếp trên một trang. Vấn đề là, ngay cả với tất cả các tính năng và sự linh hoạt này, vẫn không có một nơi duy nhất, tập trung để quản lý tất cả các tác vụ của bạn. Để xem lại chúng, tôi thường phải quay lại trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể. Đây là một trong những lý do tại sao tôi gọi Notion là “thợ đa năng” nhưng không chuyên sâu vào bất kỳ lĩnh vực nào.
Reflect Notes đi kèm với một chế độ xem tác vụ tích hợp nơi tôi có thể thêm tác vụ trực tiếp, kiểm tra những tác vụ hiện tại và thậm chí lọc chúng theo ngày. Điều làm cho nó mạnh mẽ là Reflect thu thập tất cả các tác vụ này từ mọi ghi chú của tôi vào một phần “Tác vụ” chuyên dụng, dễ truy cập ở thanh bên. Nó đơn giản, tập trung và cực kỳ hiệu quả, giúp việc quản lý công việc cá nhân trở nên dễ dàng hơn.
Tích hợp mẫu ghi chú mượt mà
Logic và hiệu quả
Ví dụ về cách tạo và sử dụng mẫu ghi chú tùy chỉnh trong Reflect Notes bằng lệnh gạch chéo.
Giống như Notion, Reflect Notes sẽ không “dội bom” bạn với hàng trăm mẫu để lựa chọn. Thay vào đó, bạn có thể tạo các mẫu tùy chỉnh cho các mục đích cụ thể và chèn chúng trực tiếp từ menu lệnh gạch chéo. Ví dụ, tôi có thể tạo một mẫu “Cuộc họp” từ Cài đặt và thêm các tiêu đề cùng các điểm lưu ý chung có liên quan.
Giờ đây, khi tôi tạo một ghi chú mới về một dự án cụ thể, tôi chỉ cần gõ /meeting và thêm mẫu vào ngay lập tức. Tương tự, tôi có thể gõ /journal và thêm các phần được định nghĩa sẵn một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán cho các loại ghi chú khác nhau.
Mã hóa đầu cuối (End-to-end Encryption) và chế độ ngoại tuyến
Giờ đây, hãy đến với một phần quan trọng nơi Reflect Notes vượt trội hơn hẳn Notion một cách ấn tượng. Tất cả các sơ đồ ý tưởng (graphs) của tôi trong Reflect Notes đều được mã hóa đầu cuối (end-to-end encrypted) theo mặc định. Không ai (ngay cả Reflect Notes) có thể xem hoặc truy cập vào các ghi chú của tôi. Một tính năng bổ sung tiện lợi khác là chế độ ngoại tuyến.
Cho dù tôi đang trên chuyến bay, mắc kẹt ở một vùng xa xôi, hay đối phó với kết nối internet chập chờn, tôi vẫn không mất quyền truy cập vào suy nghĩ và ghi chú của mình trong Reflect Notes. Điều này đảm bảo tính riêng tư và khả năng truy cập liên tục, yếu tố cực kỳ quan trọng cho một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân tin cậy.
Reflect Notes: Như Notion, nhưng tốt hơn rất nhiều
Trước khi bạn hoàn toàn loại bỏ Notion để chuyển sang Reflect Notes, hãy lưu ý một điều quan trọng. Reflect Notes còn thiếu các cơ sở dữ liệu (databases), bảng Kanban và cũng không hỗ trợ biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn là người như tôi, chủ yếu sử dụng các ứng dụng này để tạo một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM), Reflect Notes cung cấp những lý do thuyết phục để bạn chuyển đổi từ Notion.
Ứng dụng này ưu tiên luồng tư duy tự nhiên và việc kết nối các ý tưởng một cách trực quan. Ngoài ra, không giống như Notion, Reflect Notes có một gói duy nhất (10 đô la mỗi tháng) bao gồm tất cả các khả năng AI. Nếu Reflect Notes không phù hợp với bạn trong thời gian dùng thử miễn phí, hãy tham khảo các ứng dụng thay thế Notion khác có chế độ ngoại tuyến trên website của chúng tôi.
Biểu tượng ứng dụng Reflect Notes.
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm một phương pháp quản lý kiến thức mới mẻ, tối ưu và bảo mật hơn? Hãy tìm hiểu thêm về Reflect Notes và khám phá cách nó có thể nâng cấp “bộ não thứ hai” kỹ thuật số của bạn ngay hôm nay!
