Notion và Outline đều là những ứng dụng tuyệt vời để ghi chú và tạo cơ sở tri thức, nhưng chúng có nhiều điểm khác biệt đáng kể. Trong khi Notion nổi bật như một công cụ “tất cả trong một”, Outline lại tập trung rõ ràng hơn vào các chức năng liên quan đến văn bản và khả năng cộng tác. Với kinh nghiệm trực tiếp sử dụng cả hai nền tảng, chúng tôi có thể khẳng định một cách chân thực rằng Outline có thể là lựa chọn ưu việt hơn Notion cho phần lớn người dùng, đặc biệt là trong việc xây dựng và quản lý kho tài liệu nội bộ. Dưới đây là những lý do cụ thể.
5. Giao Diện Và Cách Dùng Đơn Giản, Trực Quan
Dễ Dàng Tiếp Cận Cho Mọi Đối Tượng Người Dùng
Như đã đề cập, Notion sở hữu rất nhiều tính năng và cố gắng đáp ứng mọi nhu cầu. Mặc dù điều này có thể mang lại lợi ích nhất định, nhưng nếu bạn cần một công cụ chuyên biệt để xây dựng cơ sở tri thức và sử dụng như một nền tảng tài liệu, Outline thực sự là một lựa chọn hàng đầu. Nó được phát triển riêng cho mục đích này, do đó không bị phân tán vào quá nhiều tính năng cùng lúc.
Sự tập trung đó giúp Outline trở nên đơn giản hơn nhiều trong việc sử dụng, với giao diện gọn gàng và dễ điều hướng. Điều này đặc biệt lý tưởng nếu bạn là người mới bắt đầu. Outline lưu trữ tất cả ghi chú của bạn trong các “collections” (bộ sưu tập), sau đó bạn có thể phân quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm một cách chọn lọc. Ngoài ra, các ghi chú này có thể dễ dàng tìm kiếm từ bất kỳ đâu bằng phím tắt Ctrl + K, mang lại sự tiện lợi tối đa.
4. Mã Nguồn Mở Và Khả Năng Tự Lưu Trữ (Self-hosting)
Toàn Quyền Kiểm Soát Dữ Liệu Của Bạn
Một lợi thế khác của Outline là nó là phần mềm mã nguồn mở, cho phép bạn tự lưu trữ nếu muốn có toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Nếu việc tự lưu trữ nghe có vẻ phức tạp, bạn cũng không cần lo lắng vì Outline cũng cung cấp phiên bản đám mây để sử dụng thay thế.
Khi tự lưu trữ, bạn có thể tự do điều chỉnh các tính năng, tích hợp thêm các công cụ bổ sung, hoặc thậm chí sửa đổi mã nguồn để phù hợp hơn với quy trình làm việc của mình. Ngược lại, Notion là một công cụ mã nguồn đóng, có nghĩa là bạn không thể thực hiện bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong cách sử dụng của nó.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Outline chỉ miễn phí khi bạn tự lưu trữ. Điều này có thể là một yếu tố cần cân nhắc nếu bạn không sẵn lòng bỏ thêm công sức và kiến thức để triển khai.
Tạo container Outline để tự lưu trữ bằng Docker
3. Tích Hợp Mượt Mà Với Các Công Cụ Phổ Biến
Đưa Tài Liệu Trực Tiếp Vào Slack
Outline tích hợp mượt mà với các công cụ phổ biến như Slack, Loom và Figma. Ngay từ đầu, bạn có thể đăng nhập vào tài khoản và không gian làm việc Slack của mình, loại bỏ mọi quy trình tích hợp phức tạp.
Hơn nữa, sau khi tích hợp với Slack, bạn có thể tìm kiếm cơ sở tri thức của mình trực tiếp từ ứng dụng chat bằng cách sử dụng lệnh /outline.
Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung các tích hợp với Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier để cải thiện quy trình làm việc của nhóm. Dù Notion cũng có rất nhiều tùy chọn tích hợp, nhưng sự đơn giản và tập trung vào các công cụ cốt lõi của Outline có vẻ trực quan và dễ quản lý hơn.
2. Khả Năng Tổ Chức Tài Liệu Vượt Trội
Liên Kết Ngược (Backlinking) Tự Động, Mượt Mà
Outline rất mạnh mẽ trong việc tổ chức tài liệu thông qua các tính năng như phân cấp (nesting), bộ sưu tập (collections) và liên kết ngược tự động. Bạn có thể nhóm các tài liệu liên quan vào các bộ sưu tập để tạo cấu trúc phân cấp logic và dễ dàng điều hướng.
Điểm bất ngờ thú vị của Outline là khả năng tự động tạo liên kết ngược. Điều này cho phép bạn dễ dàng nhìn thấy những tài liệu nào khác đang tham chiếu đến một trang cụ thể. Bạn chỉ cần gõ @ để liên kết đến một tài liệu khác, và tài liệu được tham chiếu sẽ tự động liên kết ngược lại.
Notion cũng khá tốt trong việc tổ chức, nhưng các tính năng này đôi khi có vẻ thứ cấp so với chức năng “tất cả trong một” rộng lớn hơn của nó. Nếu bạn chỉ tập trung vào việc quản lý tài liệu, cách tiếp cận chuyên biệt của Outline sẽ hiệu quả hơn nhiều.
1. Bảo Mật Và Quyền Riêng Tư Nâng Cao
An Toàn Tuyệt Đối Nếu Bạn Tự Lưu Trữ
Nếu bạn lo lắng về quyền riêng tư dữ liệu, tùy chọn tự lưu trữ (self-hosting) biến Outline trở thành một lựa chọn nổi bật. Khi bạn lưu trữ nền tảng trên máy chủ riêng của mình, bạn duy trì toàn quyền kiểm soát dữ liệu, đảm bảo rằng nó không thể truy cập được bởi các máy chủ bên thứ ba.
Điều này có thể không phải là ưu tiên hàng đầu nếu bạn chỉ sử dụng ứng dụng để tạo danh sách mua sắm hoặc ghi lại suy nghĩ cá nhân. Tuy nhiên, nếu bạn là quản lý IT của một tổ chức có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt về bảo mật hoặc xử lý thông tin nhạy cảm, bạn sẽ đặc biệt quan tâm đến khía cạnh này. Hơn nữa, với tư cách là quản lý IT, bạn cũng sẽ hài lòng vì Outline rất dễ sử dụng mà không cần bất kỳ nỗ lực đào tạo nào cho người dùng.
Notion, với tư cách là một giải pháp dựa trên đám mây, yêu cầu sự tin tưởng vào máy chủ và chính sách dữ liệu của họ, điều này có thể không phù hợp với tất cả các tùy chọn quyền riêng tư. Hơn nữa, Notion có thể gây choáng ngợp khi mới bắt đầu và chắc chắn sẽ yêu cầu tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Giao diện Outline khi tự lưu trữ trên Docker
Đôi Khi, Ít Là Nhiều Hơn
Chúng tôi không thể phủ nhận rằng Notion sở hữu nhiều tính năng và “mánh khóe” hơn so với Outline. Điều này là không thể bàn cãi. Tuy nhiên, Outline lại thực hiện một số việc tốt hơn hẳn. Cấu trúc tổ chức, giao diện và các chức năng cốt lõi của nó biến Outline thành một công cụ tuyệt vời để xây dựng wiki hoặc cơ sở tri thức cho cá nhân hay tổ chức của bạn.
Khả năng tích hợp liền mạch với Slack cũng là một điểm cộng lớn, thuyết phục chúng tôi rằng nó rất phù hợp cho việc cộng tác và liên tục xây dựng các tài liệu tham khảo bổ sung vào cơ sở tri thức. Và nếu bạn muốn chuyển từ Notion sang Outline, bạn cũng có thể nhập ghi chú của mình từ Notion chỉ với vài cú nhấp chuột trong Outline. Bạn nghĩ sao về sự so sánh này? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Outline và Notion trong phần bình luận bên dưới!
